Home-Office schnell, einfach und sicher einrichten
Das Bundesamt für Gesundheit (BAG) empfiehlt, möglichst von zu Hause aus zu arbeiten. Wir erklären, was es für das Büro zuhause braucht und wie es sicher betrieben werden kann.
Bleiben Sie zuhause
Mit dieser eindringlichen Aufforderung versucht der Bundesrat, die Corona-Krise einzudämmen. Doch für viele Arbeitnehmer ist das gar nicht so einfach. Die Arbeit muss erledigt werden, die Wirtschaft darf nicht komplett stillstehen.
Gerade für Menschen, die ihre Arbeit zum überwiegenden Teil am PC erledigen, ist es jedoch möglich, im Home-Office zu bleiben. Viele KMU haben damit aber noch keine oder nur sehr wenig Erfahrung. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Home-Office jetzt sehr schnell und einfach umsetzen können.
Plus: Wie Sie Sitzungen trotz sozialer Distanz abhalten können und selbstverständlich auch, wie Sie den digitalen Datenaustausch möglichst sicher machen.
Das brauchen Sie für Home-Office
Grundsätzlich sind die Ansprüche für die allermeisten Anwendungen recht simpel: Ein schneller Internet-Anschluss mit ausreichender Bandbreite, ein Computer, und ein Smartphone reichen aus, damit Home-Office gemacht werden kann.
Damit ist klar: Die meisten Angestellten von kleinen und mittleren Betrieben, aber auch von Grossfirmen können mit ihren persönlichen Geräten bereits Home-Office machen. In der Schweiz verfügten 2019 95,5 % aller Haushalte über einen Internet-Anschluss. Ebenfalls weit verbreitet ist die mobile Internet-Nutzung: Rund 80 % der Schweizerinnen und Schweizer nutzen das Web auch vom Smartphone aus.
Datenzugriff aus dem Home-Office:
Wer alle Daten auf seinem persönlichen PC im Büro speichert, riskiert nicht nur einen Totalverlust bei einem Festplattenschaden, sondern kann auch nicht ohne Sicherheitsrisiko von überall her auf diese Daten zugreifen. Besser ist es, wenn Unternehmen beispielsweise Office 365 nutzen. Dazu gehören praktische Zusammenarbeitstools wie Skype und Microsoft Teams (dazu später mehr) und nicht zuletzt ein Terabyte Online-Datenspeicher. Der heisst bei Microsoft «OneDrive».
Damit lässt sich einfach ein vollwertiger Arbeitsplatz zuhause einrichten. Besonders komfortabel wird es, wenn Sie OneDrive direkt als Laufwerk in Ihrer Windows-Umgebung einbinden.
OneDrive-Ordner können Sie für Kolleginnen und Kollegen ganz einfach freigeben:
Melden Sie sich dazu im Browser auf ihrem OneDrive-Konto an, und geben Sie mit «Teilen» die gewünschten Ordner frei. OneDrive lässt sich als eigenes Laufwerk direkt im Windows Explorer anzeigen, indem Sie auf «Einbetten» klicken.
Sichere Verbindung aus dem Home-Office
Eine sichere Verbindung ist die Grundvoraussetzung für Home-Office. Am besten bieten Sie Ihren Angestellten dazu eine VPN-Verbindung an, die mit einem normalen Internet-Anschluss genutzt werden kann. VPN erstellt einen virtuellen Tunnel, in dem Daten sehr sicher transportiert werden. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Telekom-Anbieter über die Möglichkeiten.
Hotspot übers Smartphone
Sollte jemand aus Ihrer Firma keinen Internet-Anschluss haben oder einen von sehr schlechter Qualität, ist das noch nicht das Aus für Home-Office. Smartphones bieten heute sehr einfach die Möglichkeit, einen sogenannten Hotspot einzurichten. Damit stellt das Smartphone beispielsweise für das Tablet einen Internetzugang zur Verfügung. Suchen Sie in den Einstellungen Ihres Handys nach den Stichworten Hotspot und Tethering.
Bei der Aktivierung gibt Ihnen das Handy ein Passwort aus. In Windows suchen Sie das nun freigegebene Netzwerk und geben entsprechend das Passwort ein. Jetzt können Sie eine Verbindung zum Internet via Smartphone aufbauen.
Achtung:
Allenfalls müssen Sie oder Ihre Angestellten das Handy-Abo anpassen, da auf diese Weise mehr Datenverkehr anfällt. Erkundigen Sie sich am besten bei Ihrem Telekom-Anbieter. Günstige Mobile-Angebote gibt es auch hier, wo Sie im Moment sogar von einem 50%-Rabatt profitieren können.
Sehr praktisch sind auch Notebooks mit integrierter SIM-Karte. Hier findet der Datenaustausch ebenfalls übers Handy-Netz statt.
Aus Sicherheitsgründen ist unbedingt davon abzuraten, sich in öffentliche WLAN, bspw. in Cafés, Bahnhöfen oder Einkaufszentren einzuloggen. Das Risiko ist gross, dass man sich einen Schädling einfängt oder Daten verliert. Öffentliche WLAN sind für alle offen – auch für Cyberkriminelle, die auf diesem Weg schlecht abgesicherte Geräte aufspüren.
Besprechungen im Home-Office
Der Datenaustausch ist das eine, Sitzungen und Besprechungen das andere. Doch auch das ist grundsätzlich im Home-Office überhaupt kein Problem mehr. Sehr praktisch für einen kurzen Austausch unter mehr als zwei Kolleginnen und Kollegen (mit maximal 4 Teilnehmenden) ist das WhatsApp-Gruppengespräch. Das geht ganz einfach: In WhatsApp auf «Anrufe» tippen, das Hörer-Icon mit dem Plus wählen, auf «neuer Gruppenanruf» tippen und die Kontakte auswählen. Anrufen, fertig.
Achtung: Zum Austausch von geschäftlichen Daten sollten Sie WhatsApp aus Datenschutzgründen nicht nutzen.
Etwas weiter gehen die Web-Konferenzen. Hier ist es nicht nur möglich, sich gegenseitig zu sehen, sondern die Teilnehmenden können sich auch Dokumente zeigen, die gerade diskutiert werden. Für das Home-Office sind zahlreiche gute Lösungen im Angebot (siehe nächster Abschnitt). Wichtig ist, dass diese Lösungen auch für das Handy bzw. das Tablet als Apps zur Verfügung stehen.
Ebenso wichtig ist die Hardware:
Eine Kamera ist bei allen Lösungen freiwillig, ein Headset (Kopfhörer mit integriertem Mikrofon) dringend zu empfehlen. Notebooks verfügen zwar über integrierte Lautsprecher und auch über ein Mikrofon, doch die Tonqualität ist in den meisten Fällen eine Zumutung für den Rest der Runde.
Einige Zusammenarbeits-Tools
Skype: Wer mit Windows arbeitet, der kann gleich mit Skype loslegen, das zur Grundausstattung des Betriebssystems gehört. Auch hier sind Gruppengespräche einfach aufzusetzen. Gehen Sie dazu in Skype einfach auf «Anrufe» und «Neuer Anruf» und machen Sie einen Haken hinter jeden Kontakt, den Sie zur Telefonkonferenz einladen möchten. So können Sie maximal 10 Personen einladen. Skype gibt es auch für macOS, das iPhone und Android, muss aber noch separat heruntergeladen und installiert werden.
Microsoft Teams: In Office 365 enthalten ist auch Microsoft Teams, Dieses gibt es auch kostenlos ohne Office 365 in einer abgespeckten Version.MS Teams ist eine so genannte Collaboration-Lösung, also eine Software, die speziell die digitalisierte Zusammenarbeit unterstützt. MS Teams bietet einen sehr viel grösseren Funktionsumfang als Skype (u.a. Chats oder Tools zur gemeinsamen Bearbeitung von Dateien usw.).
Weitere Tools: Ebenfalls recht weit verbreitet sind die Collaboration-Lösungen Google Hangouts und WebEx. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Telekom-Anbieter nach passenden Lösungen.
Sicherheit im Home-Office
Damit Home-Office nicht zum Alptraum wird, gilt es für alle Beteiligten, gewisse Sicherheitsvorkehrungen zu treffen. Sie sollten als Chef oder Abteilungsleiter die Angestellten unbedingt schriftlich auf diese Sicherheitsvorkehrungen hinweisen und konkrete Tipps geben, wie diese umzusetzen sind.
VPN: Am sichersten ist der Datenverkehr wie bereits erwähnt mit VPN (Virtual Private Network). Erkundigen Sie sich bei Ihrem Telecom-Anbieter nach geeigneten Lösungen.
Datenspeicherung: Im Home-Office gilt noch mehr als im Büro: Die Speicherung der Daten auf lokalen Datenträgern ist nicht gestattet. Daten müssen entweder in der Cloud oder auf firmeneignen Servern gespeichert werden. Die Speicherung in der Cloud hat ausserdem den Vorteil, dass ein automatisches Backup garantiert ist. Ein Datenverlust ist so weniger wahrscheinlich. Ausserdem gilt: Gerade in Zeiten von Home-Office ist es extrem wichtig, dass jederzeit alle berechtigten Personen auf die Daten Zugriff haben.
Die Heimgeräte (Notebooks, Tablets, Smartphones) müssen zwingend mit einem Passwort gesichert sein. Lassen Sie sich von den Angestellten am besten schriftlich bestätigen, dass ihre Geräte über eine Passwortsperre verfügen.
Selbstverständlich sollten die Heimgeräte mit einer Firewall und einem aktuellen Virenscanner gesichert sein.
Das müssen Sie fürs Home-Office regeln
Grundsätzlich sollten sich in der heutigen Situation Arbeitgeber und Arbeitnehmer so schnell wie möglich absprechen und wenn immer möglich Home-Office ermöglichen. Definieren Sie gemeinsam mit den verantwortlichen Personen aber genaue Prozesse:
Wo liegen die Daten und in welcher Form wird was wo abgespeichert? Beachten Sie dabei unbedingt die Zugriffsrechte, damit nicht alle auf alles Zugriff haben. Diese Zugriffsrechte lassen sich in Cloudspeichern wie OneDrive via Einladung recht einfach vergeben.
Wer ist wie erreichbar? Skype muss beispielsweise gestartet werden, damit es funktioniert.
Gibt es einen Anwesenheitsplan, damit das Telefon gehütet wird? Falls Sie VoIP haben, lassen sich Anrufe bequem umleiten – auch aufs Handy.
Regeln Sie den Zugriff auf die Daten bzw. Dateien, damit es nicht zu Überschneidungen kommt, sofern Sie nicht ein Collaboration-Tool im Einsatz haben, das die Nutzung regelt. Es ist ärgerlich, wenn man merkt, dass man mit einer veralteten Datei gearbeitet hat.
Halten Sie diese Prozesse schriftlich fest und sorgen Sie dafür, dass alle Angestellten informiert sind.
Und: Bleiben Sie in persönlichem Kontakt! Ein Anruf ist manchmal besser als ein Mail.
Home-Office ist Ihr Beitrag in der Krise
In diesen schwierigen Zeiten ermöglichen uns digitale Hilfsmittel, die Empfehlungen des BAG einzuhalten und gleichzeitig die Geschäftstätigkeit in gewohntem Mass aufrecht zu erhalten. Home-Office ist bereits mit sehr wenig Aufwand und bescheidenen finanziellen Mitteln umsetzbar. Es lohnt sich, diesen Schritt noch heute anzupacken, falls nicht schon längst geschehen. (Sunrise UPC GmbH)