Es gibt unzählige Tools, Programme und Anwendungen, die Unternehmen und Mitarbeitern das Leben leichter machen sollen. Doch welche sind die richtigen Tools? Wie etabliert man sie im Unternehmen? Und was kostet so eine Umstellung?
Die erste Frage, die sich Unternehmen bei der Auswahl von digitalen Tools wie Videokonferenz- oder Collaboration-Software häufig stellen, ist folgende: Brauchen wir eine Reihe an hochspezialisierten Tools oder lieber eine All-in-One-Lösung? Eine so allgemeine Frage lässt sich nicht pauschal beantworten. Dennoch gibt es Parameter, die bei der Entscheidung helfen.
"Bei sehr kleinen Unternehmen und Teams beispielsweise macht es Sinn, auf eine Lösung zu setzen, die viele Prozesse abdeckt", meint Uwe Matern, Geschäftsführer bei Digitales für Unternehmen. Denn dort übernehme eine Person meistens mehrere Rollen, weshalb es eher zermürbe, ständig zwischen verschiedenen Tools zu wechseln.
"Hochspezialisierte Teams hingegen fahren besser mit einem Tool, das genau auf deren Aufgaben zugeschnitten ist und diese perfekt unterstützt", so Matern. Welche das sind, müsse im Unternehmen aber erst intern eruiert werden, bevor möglicherweise schillernde, aber im Endeffekt unnütze Technologien eingekauft werden.
Tool Chaos vermeiden
Was unter allen Umständen vermieden werden sollte, sei ein Tool-Chaos, empfiehlt IT-Experte und -Consultant Björn Bobach. Denn: "Je mehr verschiedene Plattformen es gibt, desto unklarer wird, was in welchem Tool geschehen soll." Sein Expertentipp lautet: Je ein Tool zur Erstellung und Verwaltung von gemeinsamen Dokumenten, eines für die Strukturierung der Aufgaben und bei großen Teams ein zusätzliches Tool für die interne Kommunikation.
Bei der Auswahl der konkreten Tools gibt es eine klare Devise: "User first". Das beste Tool bringt nichts, wenn es die Bedürfnisse der Nutzer nicht erfüllt - denn letztlich sind es die Kolleginnen und Kollegen in den einzelnen Abteilungen, die mit den zukünftigen Systemen täglich arbeiten müssen.
Um die Bedürfnisse der Mitarbeiter kennenzulernen, ist es ratsam, zunächst einen Anforderungs-Workshop zu gestalten - je nach Dimension des Tools kann ein solcher einige Stunden dauern oder sich über mehrere Monate erstrecken. Ziel solcher Workshops sei es, zu verstehen, wo den Anwendern im heutigen System der Schuh drückt und welche Verbesserungen sie sich durch ein zukünftiges Tool wünschen. "Dabei wird immer wieder deutlich, dass dies oftmals ganz andere Dinge sind, als das Management im Auge hat", sagt Berthold Glass, Gründer der Digitalisierungs-Initiative der Deutschen Wirtschaft.
Neben Mitarbeitern, Management und Geschäftsführung sollten bei der Wahl der richtigen Tools auch von Anfang an IT-Experten und die oder der Datenschutzbeauftragte mit am Tisch sitzen, um neben Funktionalität auch Sicherheit zu gewährleisten.
Die besten kostenlosen Tools für Videokonferenz
Facebook Messenger Rooms Mit Messenger Rooms können Nutzer direkt von Messenger oder Facebook aus einen Konferenzraum einrichten und bis zu 20 - später 50 - Teilnehmer zu einem Videotelefonat einladen - auch wenn sie kein Facebook-Konto haben. Eine zeitliche Begrenzung gibt es nicht. Die Teilnahme ist via Smartphone oder PC über den Browser möglich und erfordert laut Facebook keine Downloads. Nutzer der Messenger-App haben allerdings Zugriff auf diverse AR-Effekte (z.B. Hasenohren) und neue KI-gestützte Funktionen wie immersive 360-Grad-Hintergründe und stimmungsvolle Beleuchtung. Google Duo Google Duo ist als kostenloses Videotelefonie-Tool in erster Linie für Privatanwender konzipiert. Die maximale Anzahl der Teilnehmer wurde in der Android- und iOS-App erst vor kurzem von acht auf zwölf Personen erhöht und soll laut Google weiter steigen. Duo steht als Web-Applikation für PC, Mac und Chromebook sowie als Mobile App für Android- und iOS-Geräte zur Verfügung. Google Meets Google Meet ermöglicht web-basierte Video- und Telefonkonferenzen. In der ab Mai verfügbaren Gratisversion erlaubt der Dienst Konferenzen mit bis zu 100 Teilnehmern mit einer Dauer von maximal 60 Minuten - diese Einschränkung tritt aber erst ab Oktober 2020 in Kraft. Wie die meisten Google-Dienste ist Meet für Google Chrome und andere Browser auf Chromium-Basis konzipiert und funktioniert hier ohne Plugins. Daneben sind mobile Anwendungen für Android und iOS verfügbar. GoToMeeting LogMeIn hat seine Videokonferenzsoftware GoToMeeting Ende 2019 komplett überarbeitet und neue Funktionen implementiert. Unter anderem funktioniert die Lösung nun im Browser via WebRTC sowie über Desktop- und Mobile-Apps. Die Abopläne beginnen bei 14 USD pro Monat und Host für die Professional-Version. Jitsi Meet Eine einfach nutzbare Lösung für Videokonferenzen, die aber dennoch viele Funktionen anbietet, ist Jitsi Meet. Die kostenlose Lösung basiert auf dem offenen WebRTC-Standard und kann auf dem PC direkt und ohne Registrierung im Browser (Chrome) genutzt werden. Für Smartphones und Tablets stehen Apps (Android, iOS) bereit. Lifesize Lifesize bietet Unternehmen, die von der Coronavirus-Epidemie betroffen sind über einen Zeitraum von sechs Monaten kostenlose Lizenzen an. Meetings und Anrufdauer sind unbegrenzt - dabei steht die Lifesize-Lösung sowohl für Desktops, als auch für Mobilgeräte zur Verfügung. Skype Als wohl bekanntester VoIP-Dienst bietet Sype auch eine Reihe von Video-Chat- sowie Videokonferenz-Funktionen. Skype for Business wurde inzwischen von Microsoft durch die Teams-Plattform ersetzt. Teams Der Nachfolger von Lync und Skype for Business ist kein alleinstehendes Produkt, sondern ein Teil der Microsoft Office 365 Suite. Allerdings ist Teams kostenlos verfügbar und eignet sich mit bis zu 300 Mitgliedern für kleine Unternehmen. Auch Gastzugang sowie Einzel- und Gruppen-Videotelefonate, Bildschirmfreigabe sind an Bord. Tinychat Nach erfolgter Registrierung bietet das kostenlose Tinychat die Möglichkeit schnell und bequem eine neue Video-Konfernez zu eröffnen. Hierzu muss lediglich einen neuer "Room" erstellt und die generierte URL an die Konferenzteilnehmer verschickt werden. WebEx Cisco bietet WebEx im Zuge der Coronavirus-Pandemie bis auf weiteres kostenlos an. Zeitlich unbegrenzte Meetings mit bis zu 100 Teilnehmern, HD-Video, Audio-Einwahl, persönlicher Konferenzraum, Bildschirmfreigabe auf Desktop- und Mobilgeräten, sowie 1GB Cloud-Speicher und Aufzeichnungen sind inklusive. Whereby Kostenlos für Videokonferenzen mit bis zu vier Teilnehmern ist der norwegische Dienst Whereby (früher appear.in). . Die Lösung ist WebRTC-basiert, das heißt, die Gäste können sich einfach und ohne Registrierung über den Browser zuschalten. Optional stehen Apps für Android und iOS zur Verfügung. Zoom Zoom positioniert sich als einer der führenden Anbieter für Videokonferenzen. Das Tool zeichnet sich in erster Linie durch die einfache Nutzung und ein attraktives Freemium-Angebot aus: Bereits mit der kostenlosen Version sind Videokonferenzen mit bis zu 100 Teilnehmern möglich.
Erst evaluieren, dann implementieren Ist die Auswahl der Software getroffen, steht der nächste große Schritt an: die Implementierung. Aus finanzieller Sicht ist es ratsam, die neuen Tools in kleinen Teams zu evaluieren, bevor man sie im ganzen Unternehmen ausrollt. Hier können externe Spezialisten unterstützen, um die Einführungsgeschwindigkeit zu erhöhen - "ein Faktor, der für die Akzeptanz der Mitarbeiter entscheidend ist", sagt Markus Dreier, Geschäftsführer bei teamwork digital. Spätestens dann, wenn das Tool im ganzen Unternehmen etabliert werden soll, sollte es auch gemeinsame verbindliche Nutzungsregeln geben, damit die Tools auch von allen auf die gleiche Art und Weise genutzt werden. Unter allen Umständen ist zu vermeiden, den Mitarbeiter mit dem neuen Tool allein zu lassen, sowohl zu Beginn als auch im Tagesgeschäft, rät IT-Consultant Bobach: "Eine Herangehensweise à la 'Hier ist das Tool, nutze es' ist kontraproduktiv." Deswegen dürfen gerade bei komplexen Tools sorgfältige Schulungen nicht fehlen, die den Mitarbeitern die Funktionsweise und die Vorteile der Tools erklären. Auch wenn Unternehmen gerade daran gerne sparen: Trainings sind ein echter Game Changer. Je nach Tool können die Schulungen auch als Webinar aufgenommen werden und dann live oder on demand angeboten werden.
Dokumente gemeinsam bearbeiten - Lösungen im Überblick
Amazon WorkDocs WorkDocs von Amazon konzentriert sich auf die Cloud und ist darauf ausgelegt, On-premise-Infrastrukturen abzulösen. Axway Syncplicity In Axway Syncplicity sorgen Activity-Feeds für Transparenz, wer Dateien und Ordner wie bearbeitet und verändert. Box Mit Box sollen sich Inhalte von überall aus steuern und verwalten lassen - auch mobil. Dropbox Dropbox bietet Business-Anwendern die Möglichkeit, Dokumente abzulegen, zu teilen und zu bearbeiten. Egnyte Egnyte bietet in seiner Content-Collaboration-Plattform eine Reihe von Security-Features. Google G Suite Auch Google bietet Anwendern mit seiner "G Suite" eine komplette Office-Umgebung in der Cloud inklusive Mail, Business-Chat und Video-Konferenzen. Über ein Dashboard lassen sich die verschiedenen Google-Dienste aufrufen. Microsoft OneDrive In Microsofts Online-Speicher One Drive lässt sich festlegen, wer auf welche Dokumente zugreifen darf. Microsoft Sharepoint Auch Microsofts SharePoint dient als Content-Hub. Die Administration kann allerdings teilweise etwas kompliziert werden. Salesforce Quip Mit Quip können Salesforce-Anwender Dokumente und Inhalte in ihrer Projekt-Workflows integrieren. Slack Slack hat seine Chat-Lösung mit Funktionen für das Content-Handling erweitert.
Zusatzkosten sind ein notwendiges Übel Die Frage nach den Kosten ist sehr stark abhängig vom Tool und auch davon, wie viele Mitarbeiter es nutzen. Ein kleines teaminternes Tool kostet natürlich weniger als eines, welches im ganzen Unternehmen ausgerollt wird. Deswegen ist der Spielraum groß. "Das kann von ein paar tausend Franken bis in die Millionen gehen", erläutert Dreier. Der Expertenschätzung zufolge sollte man mit zirka 60 bis 80 CHF monatlich pro Mitarbeiter an Lizenzkosten rechnen. Neben den Lizenzgebühren für die Software fallen allerdings immer auch Kosten für Beratung, Workshops und Trainings an. Gerade diese "Nebenkosten" tragen allerdings entscheidend zur Akzeptanz und zum Erfolg oder Misserfolg eines Tools bei. Handelt es sich um eine Software, die der digitalen Transformation des Unternehmens dient und von (fast) allen Mitarbeitern genutzt werden soll, ist es essenziell, dieses zusätzliche Geld zu investieren. Denn im Idealfall holt der Produktivitätsgewinn die Kosten über kurz oder lang wieder rein.
Hoher Aufwand, grosse Wirkung
Egal, ob groß oder klein, der Ressourcenaufwand für die Einführung digitaler Tools sollte von Unternehmen nicht unterschätzt werden. Aber gerade in Zeiten von zunehmender Remote Work werden sie für viele zum unerlässlichen Werkzeug. Verantwortliche sollten sich im gesamten Prozess immer wieder vor Augen führen: Die digitalen Tools sollen den Mitarbeitern und der Firma dienen, nicht andersherum! Denn im Idealfall entlastet die Software die Mitarbeiter in ihrer täglichen Arbeit und schafft Raum für neue Aufgaben und Tätigkeitsbereiche. (Computerwoche)