In fast allen Firmen bestimmt heute E-Mail die digitale Kommunikation – dabei gibt es inzwischen in vielen Fällen optimalere Tools. Lesen Sie, welches Werkzeug für welches Business-Szenario am besten geeignet ist.
Oft sieht ein typischer Arbeitsbeginn so aus: Der Mitarbeiter fährt seinen Rechner hoch, öffnet sein Mail-Programm – und wird gleichsam erschlagen von der Flut an Nachrichten. Je nachdem, welcher Studie man glauben mag, bekommt der normale Büromensch pro Tag zwischen 18 und 37 E-Mails, die tatsächlich auch an ihn gerichtet sind.
Ein gehöriger Anteil der E-Mail-Schwemme wird von Nachrichten verursacht, die als Kopie über CC und BCC im Postfach eintrudeln. Zwar hat die „Durchschlagskopie“ seinen Sinn und Zweck – nämlich Kollegen auf dem Laufenden zu halten. Doch vor allem CC wird heute flächendeckend pauschal und ungezielt eingesetzt. Das Ergebnis: Viele, oft ewig lange E-Mail-Ketten, die das Postfach verstopfen und das Mail-Volumen unnötig aufblähen.
Für die Unternehmens-Mitarbeiter bedeutet diese E-Mail-Flut einen hohen Arbeitsaufwand und Stress. Laut einer Studie der TK-Krankenkasse klagen 40 Prozent der Beschäftigten in deutschen Betrieben über Stress durch E-Mail-bedingte Informationsüberflutung. Das dürfte in der Schweiz nicht anders sein.
Dabei sind Information Overload und ineffiziente CC-Mentalität noch nicht einmal die einzigen Nachteile der E-Mail:
In E-Mails ist es schwierig, gezielt bestimmte Informationen und Feedbacks wiederzufinden,
Fordert ein Mitarbeiter von einem Kollegen Informationen an, muss er warten, bis die Antwort eintrifft,
E-Mail-Threads aus mehreren Nachrichten müssen umständlich zusammengesucht werden,
Arbeitsabläufe fehlen komplett.
Barbara Josef, Mitgründerin von 5to9 AG und Spezialistin für neue Arbeitsformen sieht den größten Nachteil der Mail darin, dass kein Dialog entstehen kann: „Man kann per E-Mail schlecht Fragen stellen, man kann kein Wissen austauschen und man kann nicht informell diskutieren. Inzwischen gibt es neue Plattformen, die viele Dinge besser können als E-Mail“.
Besser als E-Mail: alternative Tools
Viele Firmen haben die Mängel der E-Mail erkannt und begonnen, alternative Kommunikations-Tools einzusetzen. Sie sollen den internen Informationsfluss optimieren und für alle Mitarbeitenden transparent halten. Oft geht es dabei um die Einführung von Enterprise Social Networking.
Die wichtigsten Alternativen zur E-Mail – und für welche Situationen sie geeignet sind:
Persönliches Gespräch: Wenn Sie jemanden überzeugen, um einen Gefallen bitten oder einfach neue Kontakte knüpfen möchten, eignet sich immer noch das Face-to-Face-Gespräch am besten. Ein persönlicher Austausch unter Kollegen bietet sich etwa für das schnelle Klären von Sachverhalten oder Fragen an, bei denen der Gesprächs-Initiator nicht sicher weiß, wie gut sich der Kontaktierte mit dem Thema auskennt. Eine kanadische Studie kommt zu dem Ergebnis: Direkte Anfragen und ein persönliches Gespräch sind 34 Mal effektiver als Mails.
Projektmanagement-Software: Müssen Sie Projekte organisieren, geht das besser über Projektmanagement-Tools als per E-Mail. Mit Programmen wie Trellokönnen Sie Projekte einfach und übersichtlich planen und optimal strukturieren. Der Projektfortschritt ist jederzeit abrufbar und die individuellen Fortschritte aller Projektbeteiligten werden dokumentiert. Trello gibt es als App auch für iOS und Android.
Chat: Den Bildschirm-Chat können Sie einsetzen, wenn Sie mit einer Person oder in einer Gruppe schnelle Frage- und Antwort-Dialoge zu konkreten Fragestellungen führen möchten. Dinge, die zeitnah geklärt werden müssen, und die nicht allzu komplex sind. Besonders zu empfehlen ist der Chat, wenn das Gegenüber gerade in einer Konferenz sitzt oder wenn – wie in Großraumbüros – der Geräuschpegel gering gehalten werden muss. Der Nachteil: Sie müssen genau wissen, wen Sie kontaktieren. In Google-Mail beispielsweise ist eine Chat-Funktion integriert.
Skype for Business: Skype ist immer dann die erste Wahl, wenn ein persönliches Meeting nötig, aber aus zeitlichen oder lokalen Gründen nicht möglich ist. Das Video-Conferencing-System lässt sich vor allem nutzen, um sich mit Kollegen an anderen Standorten oder im Home-Office zu komplexen Themen auszutauschen. Auch Trainings können damit gut abgehalten werden. Dabei ist die Video-Funktion in der Praxis gar nicht so wichtig. „Die meisten Firmen nutzen Video nicht, sondern nur die Funktion ‘Bildschirm teilen’,” sagt Barbara Josef. „Damit können sie beispielsweise gemeinsam eine Powerpoint-Präsentation durchgehen.”
Enterprise Social Networking: Enterprise Social Networking Plattformen wie Slack oder Yammer sind die jüngsten Kommunikations-Tools – und erfahren als Diskusions- und Wissenstransfer-Foren gerade einen regelrechten Boom. „Diese Plattformen ermöglichen ganz neue Formen der Kommunikation und des Wissensaustausches”, sagt Barbara Josef. „Die Leute werden eingeladen mitzudiskutieren. Das geht schnell, man kann Ideen und Gedanken ähnlich wie bei Facebook zeitnah teilen – und es entstehen Dialoge”. Slack und Co sind besonders dann spannend, wenn Sie zu einem Thema Meinungen einholen möchten, ohne dass Sie genau wissen, wer sich alles mit der Thematik auseinandersetzt bzw. wer über Expertise oder Erfahrung verfügt. Diese ungerichtete Kommunikation ist zugleich auch einer der wesentlichen Unterschiede zu E-Mail: Dort müssen Sie immer zielgerichtet kommunizieren, den Adressatenkreis kennen und dieser darf nicht allzu groß sein.
Die E-Mail pauschal zu verteufeln macht für Barbara Josef keinen Sinn. „E-Mail ist nicht per se gut oder schlecht – sondern es ist eine Frage, wie man sie einsetzt. Es gibt Verwendungszwecke, bei denen E-Mail immer noch gut nutzbar ist – wenn Sie beispielsweise eine Information teilen möchten, die nicht zeitkritisch ist. Oder wenn nur eine Kommunikationsrichtung im Vordergrund steht und nicht der Dialog. In diesen Fällen passt E-Mail immer noch sehr gut.“