Moderne Software-Werkzeuge erleichtern die Projektplanung, das Qualitätsmanagement, das Prozessmanagement sowie die Zusammenarbeit in Teams, vor allem in Marketing und Vertrieb.
Wir stellen fünf Tools vor, darunter alte Bekannte wie Slack und Trello.
Slack der natürliche Feind der E-Mail
Slack ist der Shootingstar unter den Business-Messenger-Diensten, es vereint zahlreiche Funktionen, für die früher mehrere Tools nötig waren, vor allem ist es der natürliche Feind der E-Mail. Viele Unternehmen nutzen es zur schnellen Kommunikation und Koordination in Teams. Dazu lassen sich Channels anlegen, die einem Projekt oder Team zugeordnet sind, die Nachrichten darin sind nur für die Teammitglieder sichtbar. Ideal ist Slack zum Beispiel im Vertrieb, wo Mitarbeiter an verschiedenen Orten, aber dennoch eng zusammenarbeiten müssen.
Vorteile: Slack gibt es kostenlos, das reicht für kleine Teams. Die Suchfunktion ist schnell und treffsicher. Slack bietet viele Erweiterungen, unter anderem für Benachrichtigungen aus dem Mailprogramm oder Trello, auch Google-Drive, Dropbox und andere Dienste lassen sich anbinden. Teilnehmen kann nur, wer ein eigenes Konto hat, das verhindert das Zumüllen mit Spam von außen. Selbstverständlich gibt es Apps für alle Desktop- und mobile Betriebssysteme.
Nachteile: Die kostenpflichtige Version kennt keine Pauschalen, sondern rechnet pro Nutzer ab, das kann bei großen Teams teuer werden. Slack bietet keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Da der Dienst in den USA beheimatet ist, können die Behörden dort Nachrichten mitlesen – trotz Einhaltung der rechtlichen Bestimmungen (DSGVO und Datenschutzgesetz).
Trello das einfache Projektmanagement Tool
Kennen Sie Kanban? Das System mit bunten Pappkarten kam in den 1970ern aus Japan zu uns und dient zum Prozessmanagement in der Produktionslogistik. So ähnlich funktioniert Trello: Online oder in der App (für alle Betriebssysteme) legt man Karten an, jede steht für ein Projekt, eine Aufgabe, eine Idee. Die Karte organisiert in Listen den Projektablauf, bietet eine Chat-Funktion für Teams und dient als Ablage von Dateien. Marketing und Vertrieb kleiner Unternehmen können Trello für das Lead-Management verwenden.
Vorteile: Trello ist in der bereits umfangreichen Basisversion kostenlos. Es lässt sich schnell einrichten und mit einem Video-Tutorial leicht erlernen. Mittlerweile existieren viele Plugins, mit denen man zum Beispiel E-Mails in Karten umwandeln kann.
Nachteile: Für die schnelle Kommunikation im Team sind andere Tools besser geeignet. Werden Projekte komplexer und in viele Teilaufgaben zerlegt, wird das Trello-Board ziemlich unübersichtlich. Trello ist ein US-amerikanisches Unternehmen, daher stehen auch die Server in den USA.
Asana das Zeitmanagement Tool
Asana unterstützt Teams bei der Planung und Abwicklung von Aufgaben und Projekten. Im Dashboard lassen sich Projekte als Kanban-Karten anlegen, Arbeitsbereiche gliedern sich in Workspaces. Das klingt nach einer Mischung aus Trello und Slack, bei Asana liegt der Fokus aber eher auf dem Zeitmanagement. Es bietet To-Do-Listen und zeigt anstehende Aufgaben im Kalender oder in Zeitleisten an, für jede Person und fürs Team.
Vorteile: Auch Asana gibt es als kostenlose Version. Termine aus Asana lassen sich in anderen Kalender-Apps einblenden. Außerdem ist Asana offen zu anderen Tools wie Slack, Outlook und vielen Apps für Marketing, Vertrieb und Softwareentwicklung. Apps gibt es auch für iOS und Android.
Nachteile: Asana läuft in der Cloud, daher ist zur Nutzung eine Internetverbindung notwendig. Die kostenpflichtige Version rechnet pro Nutzer ab. Die Server stehen in den USA. Die drei vorgestellten Werkzeuge zur Zusammenarbeit im Team speichern ihre Daten auf Servern, die in den USA stehen, mit dem Risiko, dass staatliche Organisationen mitlesen. Wer das nicht möchte, sollte sich mit folgenden Alternativen befassen:
Rocket.Chat das open-source Tool
Das Tool orientiert sich am Vorbild Slack. Weil es open-source ist, arbeiten viele Entwickler ständig an Erweiterungen, der Datenschutz wird großgeschrieben. Ein gutes Tool für das Projektmanagement.
Vorteile: Rocket.Chat-Apps gibt es für alle Plattformen (Desktop und mobil). Hinzu kommt die Option, den Dienst bei einem Cloud-Dienstleister der Wahl oder auf Servern im eigenen Unternehmen zu betreiben.
Nachteile: Relativ neu, daher noch einige Bugs.
Factro für komplexe Projekte
Ein Projektmanagement-Tool aus der Cloud. Factro organisiert Projekte und Aufgaben in einem. Projektstrukturbaum mit Kanban-Board und eindeutigen Aufgabennummern, daher ist es auch für komplexe Projekte geeignet.
Vorteile: Server in Deutschland, deutscher Datenschutz. Kostenfreie Basisversion für bis zu zehn Teilnehmern.
Nachteile: Die kostenpflichtigen Versionen rechnen nach Nutzer ab und sind für große Teams sehr teuer.