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Privatnutzung vom Geschäftshandy: Geht das?

Aktualisiert: 9. Nov. 2021

Ok ist nur, was vereinbart wurde

Alles ist möglich. Einige Arbeitgeber stellen den Mitarbeitenden ein Geschäftshandy zur Verfügung. Manche erlauben die private Nutzung des Firmenhandys, andere verbieten sie. Und nochmals weitere folgen dem Trend BYOD – Bring Your Own Device – bei dem die Angestellten ihr privates Handy für die Arbeit nutzen. Gesetzlich verankerte Regeln für die Nutzung von Firmenhandys sind kaum zu finden. Massgebend ist der Arbeitsvertrag, in Kombination mit den Statuten und Sicherheitsrichtlinien eines Unternehmens.

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©pikselstock

Wir werfen einen Blick auf die wichtigsten Punkte:


Privatnutzung des Geschäftshandys

Die private Nutzung von Firmenhandys ist grundsätzlich untersagt. Viele Unternehmen machen jedoch Ausnahmen und geben Firmengeräte zur privaten Nutzung frei. Wichtig für den Arbeitgeber ist dabei die Sicherheit für sein Unternehmen zu gewährleisten. Wird ein Smartphone auch privat genutzt, steigt das Risiko von Datenverlust, Datenklau oder Malware für die Firma. Jedes Unternehmen sollte Sicherheitsbestimmungen für die private Nutzung von Unternehmensgeräten besitzen. Wichtig dabei ist auch, dass die Mitarbeiter diese kennen. Einige Firmen organisieren diesbezüglich spezifische Schulungen.


Wer zahlt die private Nutzung des Diensthandys?

Auch hier gelten die arbeitsvertraglichen Bestimmungen; denn grundsätzlich ist alles möglich. Die meisten Firmen nutzen Flatrates und verrechnen ihren Mitarbeitenden keine zusätzlichen Kosten. Einige Unternehmen ziehen jedoch den Arbeitnehmern für die private Nutzung des Geschäftshandys einen gewissen Betrag vom Lohn ab.

Wird das Smartphone im Ausland genutzt, sollte dies ebenfalls vertraglich geregelt sein. Die Nutzung von Sozialen Medien gehört heute oftmals zum Berufsalltag; doch auch hier ist Vorsicht geboten und vor allem die private Nutzung vorgängig mit dem Arbeitgeber abzuklären.


Firmenhandy in den Ferien

Auch betreffend Nutzung des Diensthandys während der Ferien gibt es gewisse Vorschriften, die Rechtslage ist allerdings noch schwammig. Verlangt der Arbeitgeber während den Ferien ständige Erreichbarkeit eines Mitarbeiters, kann dies nicht als Ferien angerechnet werden. Eine Ausnahme bilden absolute Notfälle.


Wer zahlt das kaputte Geschäftshandy?

Grundsätzlich gilt, dass der Mitarbeiter für den Schaden verantwortlich ist, den er dem Arbeitgeber zufügt. Wurde der Schaden absichtlich zugefügt, haftet der Arbeitnehmer voll, bei Fahrlässigkeit muss er höchstens einen Teil des Schadens übernehmen.


Firmenhandy versteuern

Die Privatnutzung eines Business Mobiles muss im Lohnausweis nicht deklariert werden, da sie keine entgeltliche Leistung darstellt und nicht der Mehrwertsteuer unterliegt. Verrechnet der Arbeitgeber dem Mitarbeiter einen Betrag für die private Nutzung, muss der Betrieb dies zum Normalsatz versteuern.

Darf der Arbeitgeber das Arbeitshandy überwachen?

Ohne Erlaubnis darf das Geschäft keine als privat erkennbare Mails lesen oder Telefongespräche abhören. Auch Spionageprogramme sind verboten. Damit stünden der Firma Informationen zu verwendeter Software, besuchten Webseiten, E-Mails, Kontakte und sogar Passwörter zur Verfügung.


Umgekehrt: Privates Handy für berufliche Zwecke

Immer öfter liest man vom Trend „Bring your own device“. Es gilt jedoch der Grundsatz, dass der Arbeitgeber die Arbeitsgeräte zur Verfügung stellen muss, ausser es ist anders vereinbart. Problematisch wird es, wenn der Arbeitnehmer ohne Bewilligung des Vorgesetzten das private Gerät für Arbeitszwecke benutzt. Wird dem Unternehmen dadurch Schaden zugefügt, drohen dem Arbeitnehmer Kündigung oder sogar Schadenersatz.

Vor allem die Sicherheit spielt für das Unternehmen eine grosse Rolle, wenn die Mitarbeitenden von ihrem eigenen Handy auf Firmendaten zugreifen. Viele Apps kommen so an sensible geschäftliche Informationen, vor allem Adressen und Termine.


Tipps für den Umgang mit dem Geschäftshandy


Klare Vereinbarungen:

Als Arbeitgeber sollten Sie klare Richtlinien für die Nutzung der Firmenhandys aufstellen. Darin sollten Sie beispielsweise festhalten, inwiefern der private Gebrauch erlaubt ist und welche Apps erlaubt sind.Als Arbeitnehmer sollten Sie sich unbedingt über die Nutzungsbedingungen erkundigen. Finden Sie keine Informationen dazu, sollten Sie Ihren Arbeitgeber darauf ansprechen.


Mitarbeiter schulen:

Um Datenverlust, Datendiebstal oder sonstige Schäden zu vermeiden, ist es für den Arbeitgeber ratsam die Mitarbeitenden korrekt zu schulen.


Separate Apps:

Wer für dienstlich und privat dasselbe Handy nutzt, kann dank separaten Apps die Daten besser trennen. So könnten beispielsweise geschäftliche E-Mails nur via Outlook-App aufgerufen werden und die privaten Mails beispielsweise mit einer Google-App.


Berechtigungen kontrollieren:

Jede App soll nur die Zugriffsberechtigungen haben, die Sie auch tatsächlich wollen und brauchen.


Nicht lokal speichern:

Firmendaten sollten niemals lokal gespeichert werden, wenn ein Handy auch privat genutzt werden. Schaden- und Verlustrisiko sind dabei viel zu gross. Eine Lösung dafür ist, den Mitarbeitenden einen VPN-Zugang zu den Daten einzurichten. Damit ist der Zugriff auf die Firmendaten gesichert.


VoiP Apps:

Um eine klare Trennung zwischen privater und geschäftlicher Nutzung zu erstellen, können zum Telefonieren beispielsweise die bestehenden VoiP-Apps des Arbeitgebers genutzt werden. So muss der Arbeitnehmer die private Handynummer nicht preisgeben und die Kosten werden ebenfalls automatisch über den Arbeitgeber abgerechnet.

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