Nicht erreichbare Mitarbeiter, unproduktive Zusammenarbeit, frustrierte Kunden – moderne Telefonanlagen bereiten solchen Schreckensszenarien ein Ende. Eine Cloud-basierte Anlage erhöht die Effizienz und unterstützt Business-Prozesse optimal.
Solche für den Geschäftsbetrieb wenig effiziente Szenarien lassen sich mit einer modernen, Cloud-basierten Telefonanlage dank umfangreichen Funktionen für eine bessere Zusammenarbeit von Mitarbeitern und Kunden leicht verhindern. In der Cloud-basierten oder virtuellen Telefonie werden alle Funktionen einer herkömmlichen Telefonanlage per Internet zur Verfügung gestellt. Die physische Anlage in den Geschäftsräumen entfällt und nimmt keinen wertvollen Platz mehr ein. In der Firma sind nur mehr die Endgeräte vorhanden; die dahinterliegende Infrastruktur liegt in der Cloud.
„Cloud-basierte Internet-Telefonie kommt modernen Business-Bedürfnissen sehr stark entgegen“, sagt Josef Furger, Senior Product Manager B2B beim Schweizer Anbieter UPC: „Viele Firmen wollen keine raumfüllende Hardware mehr in ihren Räumen stehen haben. Telefoniedienste sollen zudem an beliebigen Orten verfügbar sein. Das lässt sich mit Cloud-basierter Telefonie und unserer Lösung Virtual PBX leicht umsetzen.“
Maximale Flexibilität und Unabhängigkeit
Firmen profitieren so von maximaler Flexibilität und Ortsunabhängigkeit. Ausserdem stehen die vielfältigen Möglichkeiten heute auch kleinen und mittelständische Unternehmen zur Verfügung und nicht mehr nur Grossunternehmen. Die Virtual PBX von UPC ist für Firmen mit 20 bis 50 Mitarbeitern besonders interessant: Sie ist günstiger als Leasing und Wartung einer konventionellen Telefonanlage, weil umfangreiche Hardware-Investitionen entfallen. Verändert sich die Anzahl der Mitarbeiter, ist die Kapazität der Anlage schnell angepasst: Wächst das Business, wächst die Cloud-Telefonanlage einfach mit.
Da die Kernfunktionen per Software im Rechenzentrum angelegt sind, lassen sich bei Bedarf schnell neue Funktionen nachrüsten. Der Provider der Telefonanlage ist auch für die Wartung und anfallende Updates verantwortlich. Der Nutzer muss also weder für die Wartung noch für Reparaturen sorgen – und spart damit viel Zeit und Geld.
Besser telefonieren mit umfangreichen Funktionen
Virtuelle Telefonanlagen wie die Virtual PBX übertreffen den Funktionsumfang klassischer Telefonanschlüsse bei weitem. Ausser den Standardfunktionen einer klassischen Telefonanlage wie Anklopfen, Makeln und Rufweiterleitung stehen viele weitere nützliche Features zur Verfügung:
Maximale Ortsunabhängigkeit. Mehrere Standorte und Home-Office Mitarbeitende lassen sich problemlos an dieselbe Telefonanlage anbinden und erlauben die Vernetzung mit anderen Mitarbeitenden.
Informationen über Nachrichten und verpasste Anrufe per E-Mail. Sie bleiben jederzeit über die verpassten Anrufe auf dem Laufenden und können bei sehr wichtigen Anrufen sofort reagieren.
Call-Center-Funktionen zeigen an, wie viele Anrufe eingehen, wie viele sich in der Warteschlange befinden und mit wie vielen Kunden gerade gesprochen wird. Detaillierte Statistiken geben Auskunft zur Wartezeit, zur Gesprächsdauer und darüber, welche Agenten wie viele Anfragen entgegengenommen haben.
Mitarbeiter lassen sich verschiedenen Gruppen zuordnen. Kunden können so dank Ringrufen zu jeder Zeit einen Mitarbeiter aus einer Abteilung erreichen.
Smartphones lassen sich als vollwertige Nebenstelle über eine App in die Cloud-Telefonanlage einbinden. So bleiben Sie auf der ganzen Welt unter Ihrer Bürodurchwahl erreichbar.
Besser kooperieren mit Unified Communications
Einen weiteren Effizienzschub bringt der zusätzliche Einsatz von Unified Communications. Hier werden alle Kommunikationsdienste – Telefon, E-Mail, Fax – am PC zusammengeführt und über den Rechner in Verbindung mit Microsoft Outlook ausgeführt.
„Mit Unified Communications können Sie nicht nur wie gewohnt telefonieren, sondern in vielfältiger Weise sehr effizient zusammenarbeiten“, sagt TK-Experte Josef Furger. „Über die Präsenzanzeige sehen Sie beispielsweise immer, wer von Ihren Kollegen im Büro verfügbar ist und wer in einem Meeting oder anderweitig nicht erreichbar ist. Sie können ihren Desktop mit anderen teilen und Dokumente austauschen – und alles innerhalb eines einzigen Systems.“
Unified Communications bietet zahlreiche sinnvolle Ergänzungen zur Cloud-basierten Telefonzentrale:
Telefonate, E-Mails, Faxe und der Zugriff auf Informationen finden unter ein- und derselben Oberfläche statt.
Ein Icon signalisiert, wer momentan erreichbar ist. Durch diese Präsenzanzeige können vergebliche Kontaktversuche vermieden und Kunden noch schneller an einen kompetenten, verfügbaren Berater weitergeleitet werden.
Kundenanrufe werden automatisch um Kundeninformationen und Bestellhistorien angereichert. So lassen sich Kunden schneller und entsprechend ihrer individuellen Bedürfnisse beraten.
Die Mitarbeiter sind flexibel und arbeiten unabhängig vom Standort produktiv. Sie sind jederzeit erreichbar, egal, welches Endgerät sie gerade nutzen.
Rundum-Service mit Business Voice Virtual PBX Zum Gesamtpaket Business Voice Virtual PBX gehören auch die Endgeräte. Sie entscheiden, welche Geräte die Bedürfnisse Ihres Unternehmens am besten abdecken. Die hochwertigen Telefone entsprechen dem neuesten Stand der Technik und sind optimal auf das Gesamtsystem abgestimmt. (Sunrise UPC GmbH)